Monitoring wizyjny stał się nieodłącznym elementem współczesnej rzeczywistości, obecnym zarówno w przestrzeni publicznej, jak i prywatnej. Wraz z wejściem w życie RODO, zasady dotyczące jego stosowania w zakładach pracy uległy zmianie. Jakie są teraz obowiązki pracodawców i jakie ograniczenia wiążą się z wykorzystywaniem kamer w miejscu pracy? Przedstawiamy kluczowe aspekty prawne i praktyczne dotyczące monitoringu wizyjnego, które każdy pracodawca powinien znać.
Czym jest monitoring wizyjny? Monitoring wizyjny jest powszechnie stosowany w centrach handlowych, hipermarketach, szkołach, firmach, a także na ulicach, skrzyżowaniach czy parkingach. Dotychczas przepisy prawa nie regulowały jego wykorzystania w zakładach pracy. Sytuacja zmieniła się wraz z wejściem w życie RODO. Jak korzystać z monitoringu zgodnie z prawem?
Monitoring wizyjny w pracy – kiedy jest dopuszczalny?
Pracodawca może stosować monitoring wizyjny tylko w określonych przypadkach. Jest on uzasadniony, gdy jest niezbędny do:
- zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
- ochrony mienia,
- kontroli produkcji,
- zachowania tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Monitoring wizyjny pozwala na dokładną obserwację zdarzeń za pomocą kamer przemysłowych. Obrazy z kamer są przesyłane do centrum odbiorczego, gdzie personel monitoruje dany obszar lub obiekt. Pozwala to na wykrycie zdarzeń stwarzających zagrożenie dla osób lub mienia oraz potencjalnych szkód. System ten zabezpiecza m.in. budynki administracji publicznej, szkoły, galerie handlowe czy środki transportu publicznego. Warto podkreślić, że pracodawca nie może stosować monitoringu do nadzoru nad wydajnością pracowników czy efektów ich pracy.
Monitoring wizyjny – regulacje w kodeksie pracy
Nowelizacja kodeksu pracy z dnia 10 maja 2018 roku, wprowadzona na podstawie artykułu 111 ustawy o ochronie danych osobowych, precyzuje:
- przesłanki dopuszczalności stosowania monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy,
- obszary oraz warunki, w których monitoring wizyjny jest zabroniony,
- okres przechowywania danych uzyskanych z monitoringu,
- obowiązki dotyczące regulaminu monitoringu,
- obowiązek informacyjny związany z monitoringiem,
- obowiązek oznakowania obiektów objętych monitoringiem.
Kiedy monitoring wizyjny nie może być stosowany?
Monitoring wizyjny nie może być stosowany, jeśli narusza:
- godność oraz inne dobra osobiste pracownika, np. gdyby kamery obejmowały wejścia pod prysznice dla pracowników lub pomieszczenia socjalne, gdzie spożywają posiłki,
- zasadę wolności i niezależności związków zawodowych, np. poprzez instalację kamer w pomieszczeniach przeznaczonych na spotkania związkowców.
Monitoring wizyjny nie może obejmować swoim zasięgiem pomieszczeń takich jak:
- pomieszczenia sanitarne,
- szatnie,
- stołówki,
- palarnie,
- pomieszczenia udostępniane zakładowym organizacjom związkowym.
Stosowanie monitoringu w tych miejscach jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy szczególnych informacji, a jednocześnie nie narusza godności pracowników ani wolności związków zawodowych.
Obowiązki pracodawcy związane z monitoringiem wizyjnym
Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia dokładnej dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych z nagrań. Dokumentacja powinna określać m.in.:
- osoby nadzorujące monitoring,
- lokalizacje objęte monitoringiem,
- miejsca instalacji kamer,
- cele monitoringu,
- części składowe systemu monitoringu,
- warunki dostępu do zapisów nagrań,
- okres przechowywania danych,
- warunki udostępniania zapisów z monitoringu,
- zastosowane środki techniczne.
Monitoring wizyjny a RODO
Aby monitoring wizyjny był wykorzystywany zgodnie z prawem, pracodawca musi przestrzegać wytycznych zapisanych w Kodeksie pracy oraz RODO. Zgodnie z przepisami RODO, pracodawca musi m.in.:
- oznaczyć pomieszczenie i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny,
- na bieżąco informować pracowników o monitoringu,
- poinformować pracowników o planowanym uruchomieniu monitoringu wizyjnego.
Oświadczenie pracodawcy o monitoringu
Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o planowanym uruchomieniu monitoringu wizyjnego najpóźniej na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. W przypadku nowych pracowników, obowiązek ten powinien być spełniony przed ich dopuszczeniem do pracy.