Firmy transportowe to jedne z podmiotów, które najczęściej spotykają się z problemami przy rozliczaniu podatku VAT. Złożoność przepisów i specyfika działalności sprawiają, że łatwo popełnić błędy, które mogą skutkować kontrolą skarbową i karami.
Oto kilka najczęstszych błędów popełnianych przy rozliczaniu VAT w firmach transportowych:
1. Niewłaściwe fakturowanie:
Brak niezbędnych danych: Należy pamiętać, aby na fakturach wystawianych przez firmy transportowe znajdowały się wszystkie niezbędne dane, takie jak:
-
Numer NIP i adres kontrahenta
-
Data i numer faktury
-
Szczegółowy opis usługi (np. rodzaj transportu, numer rejestracyjny pojazdu, imię i nazwisko kierowcy)
-
Kwota netto
-
Stawka VAT
-
Kwota podatku
Błędne określenie rodzaju usługi: Należy poprawnie określić rodzaj świadczonej usługi transportowej, np. transport krajowy, międzynarodowy, zwolniony z VAT, etc. Ma to wpływ na stawkę VAT oraz obowiązki dokumentacyjne.
Niewłaściwe naliczenie podatku: Należy stosować odpowiednią stawkę VAT dla danego rodzaju usługi transportowej. W transporcie krajowym najczęściej stosowana jest stawka 23%, a w międzynarodowym 0%.
Przykład: Firma transportowa wystawia fakturę za transport krajowy o wartości 10 000 zł netto. Na fakturze błędnie naliczono podatek VAT 0%, zamiast 23%. W rezultacie firma nie odprowadziła do urzędu skarbowego 2300 zł podatku VAT.
2. Błędne określanie miejsca świadczenia usługi:
Miejsce załadunku i rozładunku: Miejsce świadczenia usługi transportowej jest kluczowe dla określenia właściwej stawki VAT. Należy je ustalać zgodnie z przepisami unijnymi, biorąc pod uwagę m.in.:
-
Miejsce załadunku i rozładunku towaru
-
Miejsce pobytu kierowcy
-
Siedzibę firmy przewozowej
Transport międzynarodowy: W przypadku transportu międzynarodowego należy stosować zasadę „miejsca przeznaczenia towaru”. Oznacza to, że jeśli towar jest przewożony z jednego państwa członkowskiego UE do drugiego, miejscem świadczenia usługi jest państwo, do którego towar jest przewożony.
Przykład: Firma transportowa z Polski przewozi towar z Niemiec do Francji. Błędnie uznaje, że miejscem świadczenia usługi jest Niemcy (miejsce załadunku) i nalicza podatek VAT 0%. W rzeczywistości miejscem świadczenia usługi jest Francja (miejsce przeznaczenia towaru), a firma powinna była naliczyć podatek VAT 20%.
3. Niewłaściwe rozliczanie zwrotu podatku VAT:
Warunki zwrotu: Firmy transportowe mogą mieć prawo do zwrotu podatku VAT z tytułu paliwa zużytego w transporcie międzynarodowym. Należy jednak spełnić wszystkie warunki formalne, m.in.:
-
Posiadać elektroniczny system ewidencji przebiegu pojazdu (e-TAP)
-
Prowadzić ewidencję zużycia paliwa
-
Posiadać faktury za zakup paliwa
Dokumentacja: Należy prawidłowo rozliczyć koszty paliwa i sporządzić odpowiednią dokumentację, która będzie podstawą do zwrotu podatku VAT.
Przykład: Firma transportowa zużywa paliwo w transporcie międzynarodowym, ale nie prowadzi ewidencji zużycia paliwa i nie posiada faktur za zakup paliwa. W rezultacie firma nie może ubiegać się o zwrot podatku VAT z tytułu zużytego paliwa.
4. Brak dokumentacji:
Należy przechowywać faktury, rachunki, umowy i inne dokumenty związane z działalnością firmy. Dokumentacja jest kluczowa dla prawidłowego rozliczenia VAT i w razie kontroli skarbowej może stanowić dowód na prawidłowość rozliczeń.
Należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (e-TAP) oraz ewidencję zużycia paliwa. Te dokumenty są niezbędne do rozliczenia zwrotu podatku VAT z tytułu paliwa zużytego w transporcie międzynarodowym.