Jak założyć firmę transportową? Rejestracja działalności, licencje i pierwsze formalności

Firma transportowa może działać tylko w Polsce albo wozić towary także za granicę. Może korzystać z busa, ciężarówki lub auta z przyczepą. Od tych wyborów zależy, jakie dokumenty trzeba zdobyć. Samo zarejestrowanie działalności nie daje prawa do wszystkich przewozów.

Zanim kupisz samochód, ustal, czy będziesz odpłatnie wozić rzeczy klientów, czy przewozić własny towar w ramach innej działalności. Sprawdź też dopuszczalną masę całkowitą pojazdu, czyli DMC. Jeśli planujesz jeździć z przyczepą, znaczenie ma DMC całego zestawu. Poniżej znajdziesz zasady dotyczące drogowego transportu rzeczy; przewóz osób podlega innym przepisom.

Bus czy ciężarówka — jakie dokumenty są potrzebne?

Busem o DMC do 3,5 t możesz co do zasady odpłatnie wozić towary klientów po Polsce bez zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Jeśli DMC pojazdu lub zestawu przekracza 3,5 t, zezwolenie jest potrzebne także przy przewozach krajowych.

Przy wyjazdach za granicę próg jest niższy. Międzynarodowy zarobkowy przewóz rzeczy pojazdem lub zestawem o DMC powyżej 2,5 t wymaga zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego i licencji wspólnotowej. Na trasach poza Unią Europejską mogą być potrzebne kolejne dokumenty.

DMC znajdziesz w dokumentach pojazdu. To nie jest jego ładowność ani waga podczas konkretnego kursu. Jeśli do auta dołączysz przyczepę, sprawdź parametry całego zestawu, zanim przyjmiesz zlecenie.

Jak zarejestrować firmę transportową?

Jednoosobową działalność gospodarczą zarejestrujesz w CEIDG, a spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością w KRS. Dla drogowego transportu towarów właściwy jest zwykle kod PKD 49.41.Z — transport drogowy towarów. Jeśli firma ma też świadczyć usługi przeprowadzkowe, spedycyjne lub magazynowe, sprawdź dodatkowe kody. Przy nowych wpisach stosuje się PKD 2025.

Podczas rejestracji wybierz formę opodatkowania i ustal, jak będziesz rozliczać VAT. Sprawdź również zgłoszenia do ZUS i, jeśli są potrzebne, złóż formularz VAT-R. Nowe firmy zakładają adres do e-Doręczeń podczas rejestracji. Wybór podatków warto omówić z księgową, zwłaszcza gdy planujesz leasing pojazdów albo zlecenia zagraniczne.

Kod PKD opisuje, czym zajmuje się firma. Nie zastępuje zezwolenia ani licencji.

Jeszcze przed rejestracją rozpisz plan: gdzie będziesz jeździć, jakimi samochodami, ilu kierowców zatrudnisz i czy pojazdy kupisz, wynajmiesz czy weźmiesz w leasing. Dzięki temu łatwiej oszacujesz koszty i ustalisz, o które uprawnienia musisz wystąpić.

Jak uzyskać zezwolenie i licencję wspólnotową?

Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego dotyczy firmy. Przy krajowym przewozie rzeczy wniosek można złożyć do właściwego starosty lub prezydenta miasta na prawach powiatu. Zezwolenie może też wydać Główny Inspektor Transportu Drogowego. Licencję wspólnotową na międzynarodowy zarobkowy przewóz rzeczy wydaje GITD. Jeśli zaczynasz od przewozów zagranicznych, możesz wystąpić do GITD o oba dokumenty w jednej procedurze. Do licencji potrzebne są też wypisy dla pojazdów.

Przed złożeniem wniosku przygotuj dokumenty potwierdzające:

• rzeczywistą i stałą siedzibę firmy oraz bazę eksploatacyjną;
• dobrą reputację;
• odpowiednią sytuację finansową;
• kompetencje osoby, która faktycznie zarządza transportem.

Certyfikat kompetencji zawodowych należy do osoby zarządzającej transportem. Właściciel firmy nie musi mieć go osobiście, jeśli wyznaczy do tej roli inną osobę spełniającą wymagania. Nie może to być jednak funkcja tylko na papierze: zarządzający ma rzeczywiście zajmować się przewozami.

Ile środków trzeba wykazać?

Przy flocie pojazdów powyżej 3,5 t DMC podstawowy wymóg to 9000 euro na pierwszy pojazd i 5000 euro na każdy kolejny. Jeśli firma używa wyłącznie pojazdów o DMC powyżej 2,5 t i nie większej niż 3,5 t do przewozów wymagających uprawnień, kwoty wynoszą 1800 euro na pierwszy pojazd i 900 euro na następny. Przy flocie mieszanej obliczenia zależą od tego, jakie pojazdy wchodzą w jej skład.

Nie wpłacasz tych pieniędzy do urzędu. Musisz wykazać odpowiednią sytuację finansową wymaganymi dokumentami. Kwoty w złotych zależą od kursu przyjętego na dany rok.

Ile kosztują dokumenty?

Opłata za zezwolenie wynosi 1000 zł. Licencja wspólnotowa kosztuje 4000 zł na okres do 5 lat albo 8000 zł na okres powyżej 5 do 10 lat. Do tego GITD dolicza opłatę za każdy wypis z licencji: odpowiednio 440 zł lub 880 zł. Przed zapłatą sprawdź aktualne formularze i stawki na stronie urzędu.

Co przygotować przed pierwszym przewozem?

Samochód musi być dopuszczony do ruchu, mieć ważne badanie techniczne i obowiązkowe OC. Warto też rozważyć ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej przewoźnika (OCP). Przy wyborze polisy sprawdź, jakie ładunki obejmuje, do jakiej kwoty chroni i kiedy ubezpieczyciel może odmówić wypłaty. OCP i OC samochodu to dwie różne polisy.

Przy kierowcy sprawdź prawo jazdy oraz wymagane w danym przewozie kwalifikacje, badania i kartę kierowcy. Zwróć uwagę na przepisy o czasie jazdy i odpoczynku. Od 1 lipca 2026 r. tachograf jest wymagany również w pojazdach lub zestawach o DMC powyżej 2,5 t do 3,5 t, które służą do międzynarodowego zarobkowego przewozu rzeczy.

Przed pierwszym zleceniem zapisz, kto odpowiada za załadunek i rozładunek, co dokładnie przewozisz i kiedy klient ma zapłacić. Przygotuj sposób kontroli masy pojazdu oraz dokumentów ładunku. Przy trasach zagranicznych sprawdź opłaty drogowe i zasady w krajach, przez które pojedziesz. Przewóz odpadów lub towarów niebezpiecznych może wymagać dodatkowych formalności.

Jak założyć firmę transportową krok po kroku?

1. Wybierz rodzaj przewozów. Ustal, czy będziesz wozić towary klientów czy własne, po Polsce czy za granicę.
2. Sprawdź DMC pojazdów i zestawów. Uwzględnij przyczepę, jeśli zamierzasz jej używać.
3. Policz koszty. Dodaj do budżetu pojazdy, paliwo, kierowców, ubezpieczenia, opłaty drogowe, księgowość i zapas na opóźnione płatności.
4. Zarejestruj działalność. Złóż wniosek w CEIDG albo KRS, wybierz PKD i załatw formalności podatkowe oraz ubezpieczeniowe.
5. Zdobądź wymagane uprawnienia. Jeśli są potrzebne, przygotuj dokumenty dotyczące siedziby, bazy, zarządzającego transportem i sytuacji finansowej, a następnie złóż wnioski o zezwolenie, licencję i wypisy.
6. Przygotuj samochód i kierowcę. Sprawdź dokumenty, ubezpieczenia, wymagane wyposażenie oraz obowiązki związane z tachografem.
7. Zweryfikuj pierwsze zlecenie. Przeczytaj warunki umowy, sprawdź trasę i dokumenty przewozowe, zanim odbierzesz ładunek.

Najłatwiej pomylić się już przy wyborze auta. Bus, który służy do przewozów krajowych bez zezwolenia, może wymagać innych dokumentów po przekroczeniu granicy. Przyczepa również może zmienić DMC zestawu i zakres formalności. Sprawdź to przed podpisaniem leasingu, nie dopiero przed pierwszym kursem.

Artykuł powstał przy współpracy z serwisem zaloz-firme.pl.

FAQ

Czy można założyć firmę transportową bez własnego certyfikatu kompetencji zawodowych?

Tak. Jeśli firma potrzebuje zezwolenia, musi jednak wyznaczyć osobę z odpowiednim certyfikatem, która będzie faktycznie zarządzać transportem. Może to być właściciel albo inna osoba spełniająca wymagania.

Czy do przewozu rzeczy busem do 3,5 t potrzebna jest licencja?

Przy odpłatnych przewozach wyłącznie po Polsce pojazdem lub zestawem do 3,5 t DMC co do zasady nie potrzebujesz zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Jeśli odpłatnie wozisz rzeczy za granicę, a DMC przekracza 2,5 t, potrzebujesz zezwolenia i licencji wspólnotowej.

Czy można przewozić własny towar bez licencji wspólnotowej?

Przewóz własnych towarów w ramach innej działalności rządzi się odrębnymi zasadami. Zależnie od pojazdu i trasy może być wymagane zaświadczenie o przewozach na potrzeby własne. Sprawdź, czy planowany kurs rzeczywiście spełnia warunki takiego przewozu.

Czy każdy samochód dostawczy potrzebuje tachografu?

Nie. Od 1 lipca 2026 r. obowiązek obejmuje między innymi międzynarodowe zarobkowe przewozy rzeczy pojazdami lub zestawami o DMC powyżej 2,5 t do 3,5 t. Sam krajowy przewóz lekkim autem nie oznacza automatycznie obowiązku montażu tachografu.